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文书档案如何编页号或件号

页号或件号是指在立卷中,用数字固定卷内文件排列顺序的流水代码。它是档号的一个重要组成部分。经国家技术监督局批准的《文书档案案卷格式》中规定:“装订的案卷要填写总页数,不装订的案卷要填写总件数。’据此,凡属于文书档案归档范围的文件材料经整理立卷后,都要编写页号或件号。如何编写呢?具体做法如下:

一、根据本单位的实际情况,确定编号方法。看哪些文件材料该编页号,哪些文件材料该编件号。一般来说,机关、单位所形成的大多数文件材料都适宜编页号,不宜编件号,只有少部份文件材料如:会议记录薄、领导人工作笔记本、财务账本、上级机关编写的业务参考资料汇编、单独的图纸、照片或零散文件等不装订的案卷可编件号。如果经过装订也要编页号。

二、凡装订的案卷卷内文件有字迹的页面统一编顺序流水号。凡不装订的案卷要编件号。空页面、案卷封面、卷内目录、卷内备考表不编页号或件号。

三、统一用阿拉伯数字编号。字体要端正,美观大方,不能潦草。

四、对纵横、反正、交错装订的卷内文件按照阅读的自然习惯编页号。

五、对大于16开的整张图、表或文件、因装订原因形成两个以上页面的,应视为一个页面,编一个页号。

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