以“件”为单位进行文书档案整理，是为了适应办公自动化环境下文件归档整理工作的需要。在我们使用万能档案软件的时候，如果某个“件”达到了几百页，一个档案盒装不下，录入档案数据时，盒号又只能打一个数字，这时候，如果想体现该件装了N个盒，应如何处理呢？

本文我们就结合档案软件的操作来讨论一下这个问题，如果有不恰当的地方，欢迎档案界人士提出宝贵意见。

“件”，是自然形成的单份文件的计量单位，它有如下几个特点：

1、它是基于某个事由自然形成的文件；

2、它的形式是单个独立成册，从实体上看是装订在一起，编辑目录时体现的也是一条目录；

3、它是文件归档时的基本保管单位；

4、每个件要逐页编写顺序号（即页号），归档文件自身已有页码的不再编号，自身无页码的要补编页号。

以“件”为单位进行文书档案的整理是要遵循一定规则的，如正文与定稿为一件、原件与复制件为一件、正文与附件为一件等。有的档案的“件”页数很长，达到了几百页，一个档案盒装不下，这时就要装多个档案盒，但是在录入万能档案软件时犯了愁，“盒号”这个编辑框只能录入9或者10这样一个数字，如果是装了两个或三个档案盒，想要录入9-10、9-11，就无法录入，此时如果再新增一条档案记录，系统又会提示件号重复，那怎么办呢？

其实很简单，我们在软件中“盒号”那里正常录入一个档案盒号，然后在备注栏里注明同时装了其它盒，同时，在实体档案盒上，我们也可以做好备注，以提醒档案查找者要在多个档案盒中查找这个档案“件”。