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做好档案管理的几个步骤

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    做好档案管理工作,不是说有了档案管理软件就一定能做好了,使用软件进行档案管理只是整个档案管理工作的一部分,档案管理者要在档案收集、整理、鉴定、保管、统计、提供利用等几个步骤中下足功夫。

先说档案收集。日常收到的各类文件,其实就是档案的前身,为了今后使用方便,档案管理者需要对分散的文件加以整理,择其重要部分集中保存,这就档案的收集工作,它是一个将各类文件由分散到集中的处理过程,做好档案的收集,这是做好档案管理工作的起点。

其次就是档案的整理。收集起来的文件我们可以称之为档案了,只不过这些档案还比较零乱,数量较多,内容复杂,为了方便管理和方便查找,就需要对这些零乱的档案分门别类,使其条理化,这个过程就是档案的整理,可以说,档案的整理是做好档案管理的基础。

第三是档案的鉴定。在工作过程中,档案数量无疑会日益增多,有些档案会随着工作的进展失去了保存价值,如果不管什么档案都长期保存,那么档案资料就势必会非常庞杂,所以剔除不具有保存价值的档案就显得非常有必要了同时,还要对有保存价值的档案进行价值区分,例如有的档案要保存5年,有的要保存10年,有的要长期保存,这样就对分级保管档案以及发挥重要档案的作用意义十分重大这个过程就是档案的鉴定工作。

第四是对档案的保管。无论电子档案资料和纸质档案资料,从长期来看,都是处于一个自毁过程,有时由于自然人为的各种因素,可能遭到无法预料到的破坏,为了解决这个问题,就需要采取各种保护措施将档案妥善保管起来,尽可能延长其寿命,例如选择集成化的档案柜,并使温度、湿度适中,样的方式就是档案的保管工作。

第五是档案统计对档案的管理不是简单的保存,而是要进行科学的管理,档案管理者要做到对档案全面了解,如对档案数量的统计、分析和研究,这就是档案的统计工作。

最后一个是档案的利用。前人的各类档案,它存在的价值就是为当前及以后的工作提供参考,这是保存档案的终极目的为了能使档案的作用及时、充分地发挥出来,档案管理者往往借助档案管理软件进行保存和查找,并且充分利用软件的权限功能,使多个工作人员加强档案利用的协调分工。石家庄远方网络公司开发的万能档案管理软件,就是基于档案保管、利用需求,面向政务部门、各类中小企业等用户开发的,它操作简单、价格低廉,很好的满足了各行业档案管理工作者的业务需求。


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