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做好档案管理的几个步骤
做好档案管理工作,不是说有了档案管理软件就一定能做好了,使用软件进行档案管理只是整个档案管理工作的一部分,档案管理者要在档案收集、整理、鉴定、保管、统计、提供利用等几个步骤中下足功夫。 先说档案收集。日常收到的各类文件,其实就是档案的前身,为了今后使用方便,档案管理者需要对分散的文件加以整理,择其重要部分集中保存,这就是档案的收集工作,它是一个将各类文件由分散到集中的处理过程,做好档案的收集,这是做好档案管理工作的起点。 其次就是档案的整理。收集起来的文件我们可以称之为档案了,只不过这些档案还比较零乱,数量较多,内容也复杂,为了方便管理和方便查找,就需要对这些零乱的档案分门别类,使其条理化,这个过程就是档案的整理,可以说,档案的整理是做好档案管理的基础。 第三是档案的鉴定。在工作过程中,档案数量无疑会日益增多,而有些档案会随着工作的进展失去了保存价值,如果不管什么档案都长期保存,那么档案资料就势必会非常庞杂,所以剔除不具有保存价值的档案就显得非常有必要了,同时,还要对有保存价值的档案进行价值区分,例如有的档案要保存5年,有的要保存10年,有的要长期保存,这样就对分级保管档案以及发挥重要档案的作用意义十分重大,这个过程就是档案的鉴定工作。 第四是对档案的保管。无论电子档案资料和纸质档案资料,从长期来看,都是处于一个自毁过程,有时由于自然或人为的各种因素,还可能会遭到无法预料到的破坏,为了解决这个问题,就需要采取各种保护措施将档案妥善保管起来,尽可能延长其寿命,例如选择集成化的档案柜,并使温度、湿度适中,这样的方式就是档案的保管工作。 第五是档案统计。对档案的管理不是简单的保存,而是要进行科学的管理,档案管理者要做到对档案全面了解,如对档案数量的统计、分析和研究,这就是档案的统计工作。 最后一个是档案的利用。前人的各类档案,它存在的价值就是为当前及以后的工作提供参考,这是保存档案的终极目的。为了能使档案的作用及时、充分地发挥出来,档案管理者往往借助档案管理软件进行保存和查找,并且充分利用软件的权限功能,使多个工作人员加强档案利用的协调分工。石家庄远方网络公司开发的万能档案管理软件,就是基于档案保管、利用需求,面向政务部门、各类中小企业等用户开发的,它操作简单、价格低廉,很好的满足了各行业档案管理工作者的业务需求。 |