平时在管理档案的过程中，直接把档案分门别类放入档案柜，查找时就大概按类别位置手翻，这样难道不行吗？为什么要用档案软件？花大量时间整理档案不说，还要花大量时间将数据录入到档案软件，何苦呢？做为一名平时经常接触档案资料的工作人员，或档案工作者，你是否有过这样的疑问呢？

其实，档案管理是一门学问，档案的规范整理是档案管理中的一个重要环节，它对于档案的保存、管理和利用都有着极其重要的意义。用懒省事的方法对档案资料进行保管，本身就是不科学的，不符合国家档案管理相关规定，也许在档案资料少或相对短的时间内，这种方法也未出现什么大的问题，但长此以往，对档案资料的规范化管理是极其不利的。

使用档案管理软件来管理档案具有多方面的优势，包括提高管理效率、保障数据安全、实现远程办公等。

1. 提高档案管理的效率和准确性

传统的档案管理方式依赖于人工操作，不仅效率低下，而且容易出错。随着信息技术的发展，档案管理软件能够将纸质档案转换为电子文件，并通过各种功能和工具来组织、分类、检索和共享这些档案。这大大提高档案管理的效率和准确性，是现代企业和机构必备的管理工具。

2. 保障数据的安全性和完整性

档案管理软件通常具备强大的存储和备份功能，能够将档案文件上传至云端服务器，确保档案的安全性和可靠性。即使本地数据丢失或损坏，也可以随时从云端恢复档案文件，避免了档案丢失和损毁的风险。

3. 方便快速地检索和共享信息

档案管理软件提供了便捷的档案检索和共享功能，用户可以通过关键词、日期、分类等多种方式进行档案检索，快速找到所需的文件。同时，用户还可以设置权限，灵活地控制档案的访问权限，保护档案的安全和机密性。

4. 减轻了档案管理工作压力

传统档案管理人员工作繁琐，而且人员流动性大，尤其交接工作时，要有好多情况要重新了解，这不仅不利于工作开展，而且也加大了档案管理人员的工作压力，而使用档案管理系统，只需要熟悉软件操作流程就可以进行档案管理。

5. 实现远程办公

现代化办公时代，大家越来越发现线上远程办公的重要性了，档案数字化帮助了档案管理人员实现远程办公，档案数字化过后，纸质档案转变成电子档案，由档案管理系统进行统一有效的管理，以往的档案调取需要去档案室调取，而数字化过后，就可以在电脑上进行操作，这就实现了档案管理的远程办公。

这回你知道了吧？使用档案管理软件来管理档案能够有效提高档案管理的效率和准确性，保障数据的安全性和完整性，方便快速地检索和共享信息，减轻了档案管理工作压力，实现远程办公。因此，对于现代企业和机构来说，使用档案管理软件是十分必要的。